CoachingByIvana biedt twee verschillende programma’s aan. Dat is het programma EFFICIENCY MANAGEMENT enerzijds en anderzijds, het programma, MIJN BEDRIJF.

programma EFFICIENCY MANAGEMENT

EFFICIENCY MANAGEMENT

Het efficiency managementprogramma richt zich op organisaties en instellingen die graag efficiency willen bereiken. Binnen dit programma bieden wij AANVULLENDE COACHING aan, dat onderdeel uitmaakt van onze SMART SOLUTIONS.

Iedereen heeft vast wel eens gehoord van de term efficiency. Zonder dat we het ons (bewust) realiseren hebben we er iedere dag, op een bepaalde manier, wel mee te maken. Bij voorbeeld, het antwoord geven op een ogenschijnlijke simpele vraag. Het antwoord dat we willen geven, wordt al vanuit ons onderbewustzijn aangestuurd om een zo efficiënt mogelijk antwoord te geven.

 

Het onderbewustzijn wil immers dat de ontvanger zo goed mogelijk begrijpt, wat de (kortste) route is die hij/zij moet volgen om tijdig op het juiste adres aan te komen. Voor het plannen van een afspraak, bij voorbeeld, zal iedereen begrijpen dat het wenselijk is dat

Waarom we voor deze formule gekozen hebben? Omdat het beste resultaat behaald wordt wanneer mens én organisatie zo op elkaar afgestemd worden dat synthese bereikt wordt.

alle partijen beschikbaar zijn op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip om bijeen te komen. Dit is echter een voorbeeld van een logische omstandigheid, waarvan het nog maar de vraag is, hoe bewust we in dit voorbeeld zijn van deze afhandeling. Het plannen van een afspraak.

Efficiency Management is mede gericht op bewustwording. In onze communicatie (spreken), het denken (gedachten) en doen (handelen). Dat maakt Efficiency Management zo interessant. Maar wat is Efficiency Management? Hoe werkt het? Waarom zou je het toepassen?  Of beter gezegd, 

“wat laat je liggen?”

VOORWOORD

Organisaties zijn altijd onderhevig aan veranderingen. Aan deze veranderingen liggen allerlei verschillende oorzaken ten grondslag. Dat kunnen interne-, maar ook externe factoren zijn. Economische schommelingen zoals de hoog- en laagconjunctuur, zijn goede voorbeelden van een externe factor.

 

Economische schommelingen hebben direct invloed op o.a. de functionaliteit en slagvaardigheid van een organisatie. Een goed voorbeeld daarvan is de werking van onze arbeidsmarkt. Bijvoorbeeld bij een krappe of ruime arbeidsmarkt. Maar wat houdt een krappe of ruime arbeidsmarkt eigenlijk in en wat zijn de effecten hiervan op organisaties? En wat heeft dat met Efficiency Management te maken?

 

Een krappe arbeidsmarkt gaat gepaard met een groeiende economie. De vraag naar (gekwalificeerd) personeel neemt toe, maar tegelijkertijd neemt het aanbod af. Er zijn vele vacatures beschikbaar, maar helaas niet of zeer moeizaam vervulbaar. Het aanbod van (gekwalificeerd) personeel is er nauwelijks.

 

Bij het tegenovergestelde van een krappe arbeidsmarkt, spreken we van een ruime arbeidsmarkt. In dit geval is er sprake van een hoog aanbod aan (gekwalificeerd) personeel, maar weinig tot geen vraag. Er zijn nauwelijks vacatures. Er is sprake van een hoge werkloosheid.

 

De effecten van beide omstandigheden dienen niet onderschat te worden. Ze zijn van invloed op zowel micro-, meso-, en macroniveau. Het effect van deze economische schommelingen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.

Het grotere geheel en de reikwijdte die deze gevolgen veroorzaken c.q. creëren. Denk o.a.

aan de invloed die het heeft op de (internationale) concurrentiepositie van ons land, de groei van organisaties of ontwikkeling van werknemers, maar ook medewerkers die achterblijven door de snelle technologische ontwikkelingen. 

 

Er zijn ook interne factoren aan te wijzen die van invloed kunnen zijn op het functioneren en de slagvaardigheid van een organisatie. Te denken valt aan de vraag of personeel de functie uitoefent die ze ambieert, waar men voor aangenomen is of waar het talent ten volle tot uiting komt. Met andere woorden, wordt er volledig gebruik gemaakt van het potentieel. Is het personeel multi-inzetbaar of juist niet etc. Een hoog ziekteverzuim en/of (onnodig) verloop kunnen de gevolgen zijn.

 

Met andere woorden, organisaties ondervinden directe gevolgen van zowel externe en/of interne factoren. Dergelijke omstandigheden beïnvloeden het functioneren en de slagvaardigheid van een organisatie en alles wat eraan gelieerd is. Er ontstaat een disbalans die of niet, of te laat opgemerkt wordt en onomkeerbaar lijkt. Verlies van efficiency is het gevolg.

 

Uiteindelijk gaat het om het (her)vinden van de juiste balans, ongeacht de oorzaak, zodat organisaties controle krijgen en pieken en dalen beter zien aankomen en daarop kunnen anticiperen. Ook op de lange termijn waarmee o.a. marktaandeel behouden blijft, versterkt of vergroot wordt.

 

De formule van Efficiency Management is tot stand gekomen vanuit expertise ten aanzien

van de wijze waarop het hoogst haalbare  rendement van efficiency behaald kan worden.

“Je hoeft niet altijd te scoren om te winnen. Een winnaar ben je met Efficiency Management”.

WAT IS HET?

Wat houdt Efficiency Management in? Om Efficiency Management goed te kunnen begrijpen is het van belang om de term niet te verwarren met effectiviteit. Er is namelijk een onderscheidt tussen de term effectiviteit en efficiency.

 

Effectief werken omschrijft kort gezegd, dat men toewerkt naar een doel dat men wenst te bereiken ongeacht hoe. Bij efficiency wordt uitgegaan dat doelstelling(en) behaald worden met zo weinig mogelijk inspanning en gebruikmaking van tijd, geld en middelen om zo veel mogelijk resultaat te behalen.

 

Efficiency Management is een formule dat speciaal ontwikkeld is voor organisaties en instellingen, ongeacht de vorm of omvang. Efficiency Management maakt organisaties en instellingen functioneler en slagvaardiger om zo het maximale rendement, uit organisatie en personeel te behalen door toepassing van SMART SOLUTIONS.

 

De wijze waarop SMART SOLUTIONS toegepast wordt, maakt het verschil en draagt bij aan de realisatie van doelstellingen voor organisaties en/of gelieerde ondernemingen, afdelingen en individuen door ze zo op elkaar af te laten stemmen en met elkaar samen te laten werken dat er een synthese ontstaat die bijdragen aan de realisatie van doelstellingen.

 

Efficiency Management creëert als het ware een solide basis. Een fundering. Deze fundering vormt de basis van waaruit de rest

van de onderneming (op) of (verder) gebouwd en ingericht of aangepast wordt. Zie het als het bouwen van een woning. Het dak kan pas geplaatst worden als de muren staan. De muren pas als de fundering gelegd is en alle elementen tezamen vormen het geheel, waarmee het doel gerealiseerd is. Houdt het hier dan op? Wij vinden van niet, aangezien de vraag luidt; in hoeverre het gerealiseerde doel op de meest efficiënte wijze tot stand gekomen is?

 

Met dit voorbeeld kan geconcludeerd worden dat alle elementen om het doel te realiseren onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het is denkbaar dat er gevolgen ontstaan op het moment dat er geen of geen goede aansluiting plaatsvindt tussen de elementen. Als we dit proces éénmaal begrijpen, betekent het niet automatisch dat we ook begrijpen hoe we efficiency, dienen toe te passen en in welke omstandigheden. Organisaties en hun personeel, maar ook (overige) gelieerde ondernemingen, afdelingen etc. kunnen niet los van elkaar gezien worden. Doordat ze met elkaar samenwerken zijn ze van invloed op de wijze waarop uitkomsten gerealiseerd worden.

 

Een samenspel van vele factoren maakt dat efficiency bereikt wordt en doelen gerealiseerd. Daarvoor is het van belang het geheel vooraf, goed te kunnen overzien. Bij Efficiency Management overheerst de overtuiging dat men uitsluitend samen in staat is een organisatie functioneler en slagvaardiger te maken op de meest efficiënte manier.

“Het onderscheidend vermogen en het succes van deze formule zit niet in wat wij doen, maar hoe wij het doen”

HOE WERKT HET?

Het begint bij bewustwording. Zodra bewustwording ontstaat, ontstaat er een opening voor verbetering. We beginnen het te begrijpen. We gaan de verbanden zien en de positieve effecten ervan. Kortom; SEE THE BIGGER PICTURE!

 

Het gaat niet alleen om de bewustwording van de betekenis van efficiency, maar ook om bewustwording ten aanzien van onze eigen communicatie (spreken), het denken (gedachten) en het doen (handelen). De vraag met welke reden we doen, wat we doen, stellen we onszelf niet zo vaak. Toch is het niet onbelangrijk.

 

Van belang is in hoeverre onze eigen communicatie, het eigen denken en doen van invloed is of kan zijn op onze omgeving, zoals bij voorbeeld op onze collega’s en overige medewerkers. Wat zijn de effecten en hoe werken ze door?

Maar hoe bewust zijn we ons feitelijk, van onze eigen communicatie, denken en doen? Staan we wel eens stil bij de vraag, hoe efficiënt we daarin zijn? Of functioneren we op de automatische piloot, dus zonder erbij na te denken en waarom eigenlijk? Het vinden van antwoorden op dergelijke vragen geven inzichten waarmee het belang en de positieve effecten van Efficiency Management op de lange termijn zijn, duidelijk zullen worden. 

 

Om bewustzijn te creëren en te verhogen is er bewust voor gekozen om binnen het programma van Efficiency Management, de basismodule Efficiency Bewustzijn te ontwikkelen. Deze module gaat altijd voorafgaand aan alle overige modules voor een efficiëntere aansluiting.

 

Het is van belang dat bewustzijn gecreëerd en/of verhoogd wordt om efficiënter te kunnen zijn.

“Waar men zich niet van bewust is, kan men ook niet verbeteren, terwijl verbetering al plaatsvindt door ons bewust-te-zijn”

WAAROM?

Het is niet in één simpel woord te vervatten waarom iedere organisatie of instelling zou moeten kiezen voor Efficiency Management. Het is namelijk van zo veel meerwaarde en met name op de lange termijn.

 

Kort uitgelegd levert Efficiency Management datgene op wat men beoogt te bereiken, door het te doen zoals het bedoeld is.

 

Efficiency Management is gericht op de realisatie van doelen op een zo efficiënt mogelijke wijze door gebruikmaking van zo weinig mogelijk inspanning, middelen, tijd en geld en het behalen van het maximale rendement door toepassing van SMART SOLUTIONS. Hierdoor verbetert de functionaliteit van de organisatie, waardoor men slagvaardiger wordt.

Daarnaast levert het voor alle partijen winst op. Winst in tijd, middelen en geld maar het levert ook inzichten op in het functioneren van de organisatie in zijn geheel en waar de knelpunten en verbeterpunten liggen. Oorzaken van de problematiek worden gevonden, waardoor ze doelgericht aangepakt kunnen worden om erger te voorkomen.

 

Efficiency Management maakt ook zichtbaar dat het geen enkele zin heeft om de gevolgen te willen verbeteren. Ter illustratie een voorbeeld; wanneer een personeelslid van een afdeling sinds lange tijd niet meer goed functioneert (gevolg) en men besluit een cursus (middel) in te zetten met het idee dat de medewerker daardoor weer beter gaat functioneren, kon men wel eens bedrogen uitkomen Alle voordelen nog even op een rij,

EFFICIENCY MANAGEMENT

 

  1. Maakt organisaties en instellingen functioneler en slagvaardiger.
  2. Haalt het maximale rendement uit organisatie en personeel door toepassing van SMART SOLUTIONS.
  3. Creëert en verhoogd efficiency bewustzijn.
  4. Levert maatwerk, daar waar nodig is.
  5. Laat een synthese ontstaan die bijdraagt aan de realisatie van doelstellingen.
  6. Het behalen van doelstellingen met zo weinig mogelijk inspanning, gebruikmaking van tijd, geld, en middelen en zo veel mogelijk resultaat.
  7. Geeft inzicht in het functioneren van organisatie of instelling, waardoor passende oplossingen gevonden worden.
  8. Levert winst op in tijd, middelen en geld. Verlaging van bij voorbeeld werkdruk kan een positief effect hebben op het ziekteverzuim. E.e.a. afhankelijk van de casus.
  9. Oorzaken van de problematiek worden gevonden, waardoor ze doelgericht aangepakt kunnen worden.
  10. Aanvullende coaching biedt passende en aansluitende oplossingen.

“We kennen allemaal de uitdrukking tijd is geld, heeft u de rekensom al gemaakt?”

TOEPASSINGSGEBIEDEN

Efficiency Management kan op iedere organisatie of instelling, ongeacht de vorm of omvang en binnen alle afdelingen, teams en gelieerde organisaties, toegepast worden.

 

Dat is mogelijk doordat het toepassingsgebied van Efficiency Management flexibel en breed inzetbaar is. Om het toepassingsgebied en omvang te kunnen bepalen, vormt de hulpvraag (problematiek) en de doelstelling het uitgangspunt.

 

Een voorbeeld ter verduidelijking; Bij een accountantskantoor gaat het om de afdeling, debiteurenbewaking. Deze afdeling opereert geheel zelfstandig en heeft geen direct verband met een andere afdeling, waarbij geen gegevensuitwisseling plaatsvindt. In dit geval wordt Efficiency Management alleen toegepast op deze afdeling met het doel de werkdruk te verlagen.

Er zijn geen externe invloeden die in het proces meegenomen dienen te worden. Het concentreert zich uitsluitend op deze afdeling.

 

De afdeling HRM daarentegen werkt nauw samen met de afdeling loonadministratie. In dit geval wordt Efficiency Management toegepast op beide afdelingen aangezien er gegevensuitwisselingen, tussen beide afdelingen, plaatsvindt. Het doel is foutkansen tot het minimum te beperken. In dit geval zijn er wel externe factoren van invloed die meegenomen dienen te worden in dit proces om de doelstelling te realiseren.

 

Er zijn vier toepassingsgebieden waarop Efficiency Management kan worden toegepast. Of een combinatie van allen. Hiervoor verwijzen wij naar figuur 1.

DE ORGANISATIE

Hiermee wordt de gehele organisatie in zijn geheel bedoelt, waardoor het van toepassing zal zijn op meerdere afdelingen, teams en personeelsleden. Een dergelijke situatie kan zich voordoen wanneer het wenselijk is om de interne organisatie in kaart te brengen gericht op bij voorbeeld herindeling c.q. herstructurering.

GELIEERDE ONDERNEMINGEN

Dat wil zeggen dat Efficiency Management ook kan worden toegepast vanuit de organisatie of instelling in combinatie met gelieerde ondernemingen. U moet hierbij denken aan de organisatie(s) of instellingen waarmee u samenwerkt. De samenwerking en de te realiseren doelen worden zo efficiënt mogelijk op elkaar afgestemd. De efficiency levert dan voordelen op aan beide kanten.

AFDELING / TEAM

Efficiency Management op afdelingsniveau houdt in dat uitsluitend op deze afdeling en binnen dit team Efficiency Management wordt toegepast. Dit is het geval wanneer er geen sprake is van gegevensuitwisseling tussen en met andere afdelingen. Er zijn geen externe invloeden die in het proces meegenomen dienen te worden. Alle handelingen vinden uitsluitend plaats op de afdeling en binnen het team.

INDIVIDUEEL

Efficiency Management kan zelfs op individueel niveau worden ingezet. Denk aan personeel dat verantwoordelijk is voor het behalen van een bepaalde target, maar niet goed kan overzien op welke wijze de doelstelling zo efficiënt mogelijk gerealiseerd kan worden. Of doordat er achterstanden zijn opgetreden en men niet kan overzien waardoor het veroorzaakt wordt en hoe het verholpen kan worden.

COMBINATIE

Het is ook mogelijk dat een combinatie van één of meerdere situaties in de praktijk denkbaar is. Bij voorbeeld het individu van de ene afdeling werkt samen met het team van een andere afdeling. Of een gelieerde onderneming werkt samen met een individu of een team. Hoe de combinatie ook is, voor alle gevallen geldt dat de te realiseren doelstellingen zo efficiënt mogelijk dienen te worden uitgevoerd. Efficiency Management wordt dan als combinatie toegepast

AANVULLENDE COACHING

Aanvullende coaching is een onderdeel van SMART SOLUTIONS. Binnen de formule van Efficiency Management is bewust gekozen om (aanvullende) coaching mede mogelijk te maken. Mens en organisatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het handelen van de één, heeft namelijk direct gevolgen voor de ander en vice versa.

 

Het is daarom belangrijk, wanneer besloten wordt om coaching toe te passen er aansluiting moet zijn tussen de noodzaak, wat ook uitgelegd kan worden als de oorzaak (van de noodzaak) en de te realiseren doelstelling(en) van de onderneming, de afdeling en/of het individu.

 

De formule maakt inzichtelijk of coaching gewenst is, welke vorm van coaching noodzakelijk is, voor welke afdeling, voor wie en met name waarom. Het antwoord op de laatste vraag is, veelal doorslaggevend.

Het is mogelijk om (aanvullende) coaching in te zetten om de vaardigheden, kennis en het bewustzijn van mens en organisatie te verhogen en efficiency te bewerkstellingen.

 

Naast de module Efficiency Bewustzijn, die overigens de basis vormt, wordt binnen iedere module afzonderlijk, expliciet gecoacht op bewustwording. Onze overtuiging is, dat zonder bewustwording, de weg naar efficiency, niet zonder obstakels zal zijn. Waar men zich niet bewust van is, kan men ook niet verbeteren!

 

Coaching kan individueel plaatsvinden of in teamverband. Maatwerk behoort ook tot de mogelijkheden aangezien geen enkele organisatie, individu en/of omstandigheden hetzelfde zijn. Voor een schematische weergave verwijzen we naar figuur 2.

programma MIJN BEDRIJF

MIJN BEDRIJF

CoachingByIvana biedt het onderdeel MIJN BEDRIJF aan. MIJN BEDRIJF richt zich feitelijk op het ondernemerschap. Het starten of het hebben van een bedrijf. We helpen hiermee de mensen op weg die overwegen een eigen bedrijf te starten en graag alle does en don’ts van het vak willen leren om goed van start te kunnen gaan. Maar ook gaan we niet voorbij aan de reeds gevestigde

ondernemer. Dat kan iedere ondernemer zijn. Het maakt geen verschil in welke branche men actief is of men een product of dienst levert en de duur van het ondernemerschap. Kortom; voor de gehele keten. De volgende modules zijn hiervoor beschikbaar;

VOORWOORD

Waarom is er gekozen voor dit programma en met name waarom voor deze modules? Niet alleen vanuit het boeiende, uitdagende en oneindig leerzame traject, dat het ondernemerschap, vanaf het begin tot aan het eind, met zich meebrengt. Het is de combinatie van dit programma dat alles omvat. Van start-up tot het voeren van een administratie en alles wat erbij komt kijken. We vinden het van belang dat starters of mensen die overwegen te starten vooraf al een kijkje kunnen nemen in de wereld achter de schermen. Wat is belangrijk om te weten en waarom? Waar moet een administratie aan voldoen? Hoe leg ik een administratie aan? Sterker nog? Moet ik bang zijn voor de, welbekende blauwe envelop? Tenslotte wil men goed van start gaan en een goede voorbereiding is het halve werk.

 

Een ander voordeel van een kijkje achter de schermen is dat vooroordelen en eventuele onzekerheden wellicht verdwijnen.

Het is nou éénmaal zo dat een succesvolle onderneming niet zomaar uit de lucht komt vallen. Vele factoren maken het verschil. Het zijn de fijne kneepjes van het vak. Heeft u zich wel eens gerealiseerd dat succes je zomaar kan overkomen en wat dan? Het succes van een onderneming kan ook de nodige problemen met zich mee brengen? Hoe speel je daarop in? Het tegenovergestelde is echter ook mogelijk, het succes blijft uit om onverklaarbare reden en wat doe je dan, wachten tot het te laat is? De struisvogel uithangen of er alles aan doen om het tij te keren? Maar er zijn ook situaties, waarbij men de vinger er niet achter kan krijgen waarom de onderneming niet rendabel is of klanten wegblijven. Hoe het ook zij, komt u er niet uit, vraag dan om hulp!